Protocolos en todos los eventos sociales
En todo evento es normal que existan códigos reglamentarios que sirvan para regular el evento, mantener un orden y una formalidad en todo momento. Dividiremos el proceso en 3 etapas para revisar la estructura de un compromiso.
Protocolo previo a la organización de un evento
La primera norma básica a la hora de organizar un evento es que exista un motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no tendrá coherencia y será una perdida de tiempo y de recursos.
En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las siguientes acciones:
- Lugar y horario: Hay que tener en cuenta que los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal; mientras que en eventos de interiores sean en centros de congresos u otros lugares similares el protocolo toma una especial relevancia. En cuanto al horario, es prioridad la puntualidad, tanto en el inicio y termino de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.
- Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que esto marcarб el tipo de invitación que se debe formular.
Protocolo durante el acto.
El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de este, por lo tanto todo debe salir a la perfección. Para asegurar esto hay que cuidar mayoría de estos detalles:
- Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria debe ser el anfitrión quien da la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida.
- Las comidas:. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el metodo ingles en el que el anfitrion esta sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma. El resto de invitados se distribuirбn en función de su rango o cargo.
- Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregara el material necesario para seguir el desarrollo del evento.
Protocolo al término del evento.
No olvidemos que con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:
- Realizar reconocimiento público con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes.
- Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en prуximos eventos.