El papel principal de un organizador de eventos es planificar y organizar eventos de la manera más eficiente posible. Para tener éxito en esta profesión, necesitará ciertas habilidades para que pueda desempeñar fácilmente sus responsabilidades. Tener una comprensión firme de esas responsabilidades lo ayudará a determinar si desea seguir esta carrera. En este artículo, discutimos las principales responsabilidades dentro del rol de un organizador de eventos, destacamos las habilidades únicas necesarias y brindamos consejos para mejorar su propio conjunto de habilidades.
7 responsabilidades en el rol de organizador de eventos
Aquí hay 7 de las responsabilidades clave que realizan los organizadores de eventos:
Administrar el proceso de planificación de eventos
Los organizadores de eventos trabajan en estrecha colaboración con sus clientes durante el proceso de planificación para gestionar todos los aspectos del evento. Son responsables de garantizar que el evento transcurra sin problemas y que todos los involucrados en el evento hagan su trabajo. Algunos aspectos del proceso de planificación incluyen:
Asignación del presupuesto
Asegurando el lugar
Desarrollo del menú de comida.
Diseño e impresión de materiales para eventos.
Trabajar con subcontratistas
Administrar parámetros de presupuesto
Por lo general, antes de que los organizadores de eventos puedan comenzar el proceso de planificación, le preguntan al cliente cuál es el tamaño de su presupuesto. También pueden hacer sugerencias al cliente para modificar el presupuesto en función de sus expectativas para el evento. Se aseguran de obtener las mejores ofertas de los servicios de catering y los lugares locales, luego contratan a personas capacitadas dentro de los límites del presupuesto.
Transporte y alojamiento de invitados.
A veces, los organizadores de eventos ofrecen servicios de transporte para ayudar a que los invitados lleguen más fácilmente al lugar. También podrán brindar servicios de hospedaje o tener convenios con proveedores de servicios de hospedaje en caso de que el evento se prolongue por un período prolongado. También se aseguran de obtener las mejores ofertas dentro del presupuesto del cliente.
Determinación del lugar del evento.
En el papel de organizador de eventos, trabajará en estrecha colaboración con los clientes para determinar la mejor ubicación para el evento. Algunos clientes pueden querer un lugar grande o pequeño, dependiendo del propósito del evento. El organizador del evento puede crear una lista de lugares potenciales e inspeccionar el lugar para asegurarse de que cumplan con las demandas de los clientes.
Comunicación y desarrollo de redes
Los organizadores de eventos se comunican con el personal en el sitio para ayudar a que los eventos sean más exitosos y desarrollen redes con otros clientes y organizadores de eventos para que puedan colaborar en proyectos futuros. También pueden tomar sugerencias e ideas de otros profesionales para ayudar a que el proceso de planificación y los proyectos en los que están trabajando sean más eficientes.
Supervisar montajes
Los organizadores de eventos supervisan la configuración y la estética de los eventos que planifican. También gestionan el uso de equipos, como pantallas de proyección y sistemas de sonido. Encuentre formas de mantener a los invitados de los eventos comprometidos y entretenidos.
Seleccionar oradores del evento
Si el evento es un seminario o una conferencia, los organizadores del evento ayudarán a los clientes a identificar oradores relevantes, confirmarán la disponibilidad de los oradores y se asegurarán de que el evento se lleve a cabo según lo programado. De existir la necesidad de algún cambio en la fecha del evento, los organizadores son responsables de informar a los disertantes.
Habilidades importantes para un organizador de eventos
Si le interesa el rol de organizador de eventos, las siguientes son habilidades importantes que debe desarrollar:
Habilidades interpersonales
En este rol, podrá interactuar con ejecutivos, profesionales de alto nivel y clientes de diferentes áreas. Es importante que sepas cómo relacionarte con estas personas para que puedas maximizar las conexiones. Algunos elementos de las habilidades interpersonales incluyen:
Confianza
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Escucha activa
Motivación
Liderazgo
Empatía
Flexibilidad
Paciencia
Flexibilidad
Los deberes y responsabilidades de los organizadores de eventos varían según los diferentes tipos de eventos. Por ejemplo, en un evento, el cliente puede solicitarle que configure un equipo para proyectar información en una pantalla y en otro evento, puede concentrarse en obtener música y otras formas de entretenimiento en el evento. Como organizador de eventos, es importante ser lo suficientemente flexible para adaptarse a varios roles para poder realizar sus funciones de manera efectiva.
Habilidades de escuchar
Es fundamental entender completamente las necesidades de su cliente. Puede que tu cliente no sea un experto en la organización de eventos, pero es probable que tenga una visión clara de lo que quiere que sea su evento. Trata de escuchar con atención los detalles que tu cliente solicite para asegurarte de que cubres todas sus necesidades.
Habilidades de organización
Ejecutar un evento con éxito porque sea meticuloso, bueno en la planificación y capaz de realizar múltiples tareas. Las buenas habilidades de organización pueden ayudar a participar y participar activamente en múltiples actividades en poco tiempo y administrarlas de manera eficiente. Las habilidades organizacionales específicas que pueden ayudar a tener éxito en el rol de organizador de eventos incluyen:
Atención a los detalles
Automotivación
Pensamiento analítico
Pensamiento estrategico
Toma de decisiones
Pasión
Estar motivado por su trabajo como organizador de eventos es vital para planificar eventos exitosos de manera consistente. Esta carrera puede ser exigente y requiere que te apasione lo que haces. Estar motivado por tu trabajo también puede inspirar creatividad. Si le apasiona ser un organizador de eventos, puede ayudarlo a mantenerse enfocado incluso si el trabajo se convierte en una tarea.
Comunicación
La comunicación clara, cortés y concisa es necesaria para usted como organizador de eventos y lo ayudará a establecerse como líder de equipo. Una buena comunicación lo ayudará a asegurarse de que el propósito y el plan del evento sean claros para todas las personas con las que trabaja. Trate de comunicarse de una manera que sea respetuosa e inclusiva. Además, trate de estar abierto a las críticas y esté dispuesto a aceptar comentarios para cualquier evento que planee. Esto es vital si quieres crecer como organizador de eventos.
Trabajar bajo presión
Ser capaz de trabajar de manera eficiente en situaciones de alta presión es una habilidad importante para los organizadores de eventos. Durante el proceso de planificación, el entorno suele ser acelerado y puede haber plazos estrictos. La capacidad de trabajar bien bajo presión puede ayudarlo a programar su tiempo de manera efectiva, conservar su energía y mantener la calma y la concentración.
Habilidades para resolver problemas
Al planificar eventos, es importante prepararse mental y físicamente para cualquier situación. Incluso si planifica el evento de la manera más eficiente posible, existe la posibilidad de que algo salga mal. Desarrollar buenas habilidades para resolver problemas puede ayudarlo a abordar cualquier problema que surja con soluciones creativas.
Toma de decisiones
Es importante que las personas en esta carrera sean hábiles en la toma de decisiones. El protagonismo de un evento implica inevitablemente tomar varias decisiones de forma rápida y simultánea. Asegurarse de tener toda la información pertinente y pensar con anticipación para anticipar todos los posibles resultados lo ayudará a tener éxito en estas situaciones. Los buenos organizadores de eventos poseerán las habilidades de comunicación necesarias, la mentalidad lógica y la actitud orientada a objetivos para hacer juicios acertados.
Planificación estratégica
Como organizador de eventos, es importante planificar cómo delegar sus recursos. Esto puede implicar mantener un programa exhaustivo, utilizar un temporizador de enfoque y organizar reuniones con días o semanas de anticipación. La consideración y la planificación anticipada ayudarán a los organizadores de eventos a realizar sus tareas y cumplir con los plazos de manera eficiente.
Consejos para mejorar tus habilidades como organizador de eventos
Si cree que esta carrera podría ser adecuada para usted, o si actualmente está trabajando en el campo, los siguientes son algunos consejos que lo ayudarán a mejorar sus habilidades:
Comience el proceso de planificación temprano
Si reserva un trabajo para organizar un evento, es importante comenzar el proceso de planificación lo antes posible. Trate de priorizar sus próximos pasos e identifique las llamadas y conexiones pertinentes que serán necesarias para que el evento sea un éxito. Comience por ocuparse de estos pasos primero. Esto puede ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero en proveedores porque tiene más tiempo para prepararse para el evento.
Utiliza tu red
Un elemento importante en la organización de eventos es su red. Trate de mantenerse en estrecho contacto con los proveedores y lugares con los que le gusta trabajar y colaborar. También es importante mantenerse en contacto con sus colegas, voluntarios y antiguos clientes, ya que las buenas conexiones pueden permitirle crear equipos de forma rápida y sencilla para sus trabajos.
Ensaya tus eventos
Es importante ensayar y ejecutar sus eventos antes del día real. Trate de programar un ensayo general con su personal y, si es posible, con los presentadores. Esto puede ayudarlo a identificar y tratar cualquier problema potencial que pueda ocurrir durante el evento.
Hacer un seguimiento
Después de cada evento, intente hacer un seguimiento con todas las personas con las que trabajó como parte del proceso de planificación y ejecución. Esto se puede hacer por correo electrónico o por teléfono unos días después del evento. También puede escribir correos electrónicos de agradecimiento al lugar y a los proveedores que contribuyeron al éxito del evento. Muestre a cada una de las partes que aprecia sus esfuerzos y desea mantenerse en contacto con ellos.
En Chorcha Entertainment estamos muy conscientes de todos los conceptos anteriores y es por eso que desde el momento uno estamos contigo para guiarte y apoyarte en este camino.