Estas son las Preguntas Básicas para realizar antes de un Evento Empresarial:
Como organizadores de eventos, la tarea consiste en trazar una dirección que lleve al cumplimiento de objetivos. ¿Es un evento empresarial? ¿Es interno o externo? ¿Es una boda para muchos o pocos invitados?
Si es un congreso, será para compartir conocimiento y novedades sobre una materia específica. Si es un lanzamiento de producto, el “para qué” será respondido mediante su presentación y con el conocimiento del mismo por la mayor cantidad de contactos dentro del público objetivo. Si es una boda, pues… ¡Para celebrarlo con todo!
Siempre se debe saber concretamente qué impulsa a una empresa o a una persona a la organización de un evento. De este modo, la planificación estará encaminada al éxito.
Te recomendamos que te tomes un tiempo para responder a cada una de las preguntas de la lista, seguro que consigues centrar mucho mejor tu evento de empresa y te evitará complicaciones e improvisaciones de última hora:
- ¿Se trata de un evento interno o externo de la empresa? (¿hablamos de la cena de Navidad para el personal de la empresa o de un evento para clientes?)
- ¿Cuál es el objetivo del evento? ¿qué es lo que quieres conseguir? (networking, mejorar ambiente de trabajo, potenciar negocios, mejorar relación con los clientes… detalla tus objetivos de la forma más precisa posible)
- ¿Es un evento la mejor forma de transmitir el mensaje que quieres lanzar al público al que quieres llegar? (es decir, ¿es un evento la forma más sencilla, eficaz y económica de hacerlo?)
- ¿Con qué presupuesto total cuentas? (ten en cuenta que tendrás que reservar alrededor de un 15% del total para imprevistos y que en algunos casos será necesaria la contratación de un seguro, aunque no si lo haces en un restaurante, por ejemplo)
- ¿Qué tipo de evento tenías pensado? (congreso, jornada, comida, coctel, inauguración…)
- ¿Va a ser un evento de una sola empresa, o cuentas con el apoyo o colaboración de otras empresas o instituciones? En caso positivo, ¿qué papel va a tener cada parte?
- ¿Tienes pensado hacerlo en tus propias instalaciones, en un lugar especializado en eventos o en un entorno singular? (ten en cuenta el aforo y que en entornos singulares es posible que necesites permisos administrativos)
- ¿Cuándo se va a celebrar el evento? ¿has mirado qué otros eventos hay en esas fechas en tu zona o tu sector? ¿dispones del tiempo suficiente para organizar todo?
- ¿Cuál es el mínimo y el máximo de personas que deberían asistir? (te recomendamos que pidas confirmación de asistencia)
- ¿Tienes ya tu lista de invitados? (necesitarás sus contactos y buscar la mejor forma de llegar a ellos, a veces las invitaciones pasan desapercibidas)
- ¿Vas a utilizar herramientas tecnológicas? (hay cientos de herramientas online que te pueden ayudar a gestionar un evento) ¿quién las va a gestionar?
- ¿Vas a hacer difusión del evento? ¿Quién y cómo lo va a hacer?
- ¿En qué te vas a diferenciar de otros eventos que haga la competencia? (no olvides pedir ideas originales y creativas a tus colaboradores)
- ¿Vas a contar con una empresa especializada para optimizar recursos o vas a trabajar con gestión interna?
- ¿Sabes si hay invitados con necesidades especiales en el restaurante o el catering? (alérgicos, vegetarianos, etc.)
- ¿Te has planteado incluir un proyecto solidario de RSP en tu evento? (La Responsabilidad Social Corporativa es cada vez más importante en los eventos de empresa)
- ¿Has previsto alguna acción lúdica para dinamizar el evento?
- ¿Has pensado en hacer algún seguimiento después del evento?
- ¿Qué es lo peor que puede pasar durante el evento? ¿Cómo puedes evitarlo?
- ¿Cómo vas a evaluar el éxito del evento? (medir y cuantificar los objetivos conseguidos)