Apps de apoyo para la organización de eventos
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son desarrollo del presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos o catering, la coordinación logística integral, entre otros.
Pero el día de hoy nuestro objetivo es mostrarte que conforme el tiempo va avanzando las herramientas para realizar un mejor servicio a nuestros clientes van revolucionando el mundo de la organización de eventos.
WordPress
Evidentemente tienes que crear una landing page donde podrás exponer los ponentes y contenidos de tu evento. Una web que te ayude a exponer tu evento, pero que también te sea el soporte dónde recibir las solicitudes, preguntas, los sistemas de venta y reserva de tu evento. Un lugar dónde visibilizar tus productos y servicios a la vez que das visibilidad a los los patrocinadores y colaboradores, y personas que conforman tu evento.
Google Calendar
Google Calendar es una aplicación estupenda para planificar y verificar todas las etapas y fases de tu evento. Te permite crear y ver de varias formas tu calendario: por mes, semana o día. Con esta aplicación, disponible en IOS y para Android. Puedes crear y recordar tareas y eventos. Te busca días disponibles de tu agenda, si tienes que añadir reuniones o tareas y se puede sincronizar con fechas de tu agenda de móvil.
Eventbrite
Se ha convertido en una plataforma esencial para la creación, gestión, reserva y ventas de entradas de eventos. Es gratuita y de fácil gestión y acceso, tanto para la creación de eventos gratuitos como para la gestión de eventos de pago y reserva de entradas, en cuyo caso cobra una pequeña comisión. Te informa en todo momento del número de entradas vendidas y del aforo disponible. Te permite personalizar mensajes, diseñar las entradas y generar códigos QR para el acceso y registro.
Trello
Si tu evento depende de la coordinación del trabajo de varias personas, es la aplicación que necesitas. Es ideal para crear y organizar tareas de equipos de trabajo y tareas colaborativas. Tiene un sistema de asignación de tareas a diferentes personas del equipo a la que puedes asignar fechas de caducidad y recordatorios vía email. Te permite ver a ti y a todo el equipo el progreso de cada una de las tareas.
Storify
Puede ser un gran aliado una vez terminado tu evento. Es una potente herramienta de recopilación de contenidos a través de un hashtag o una palabra clave. Puedes recuperar y reunir en un solo documento, los tweets, imágenes, fotografías, vídeos, gifs, enlaces, etc. Desde Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, Flickr y desde el propio Google.
Puedes dar a tu recopilación el orden que quieras y dividirlo por secciones agregando títulos y subtítulos. La presentación de tu resumen-recopilación se presenta a manera de magazine en redes sociales. Un formato ideal para difundir.
Que tu evento salga como lo planeaste y deja de preocuparte por cosas al momento, dedícate a encontrar una buena organizadora de eventos y a tener bien definido que tipo de evento es el que quieres realizar.